השכרת אולם לאירוע קטן – במה זה שונה מהשכרת אולם גדול?

לא פעם, אנחנו נדרשים לארגן אירועים קטנים, בין אם זה לצרכים פרטיים ובין אם זה לצרכים עסקיים, חברתיים ואחרים. אירועים שכמות המוזמנים אליהם לא חוצה את הקו ה-100 ולרוב הוא אפילו נמוך מזה.

אירוע קטן, באופן דומה, שונה מאוד באופי שלו מאירוע גדול. בשביל שהאופי שלו יתאים לסוג אירוע כזה, הרי שגם האמצעים השונים בהם אנחנו משתמשים צריכים להיות בהתאם, למשל, עלינו לשכור אולם קטן שמיועד לאירועים קטנים ולא אולם גדול. מכאן והלאה, כל תהליך התכנון והארגון יותאם על פי הרעיון של ארגון אירוע קטן.

השכרת אולם לאירוע קטן מותאם היא חיונית, שכן אם אנחנו נחליט לשכור אולם גדול עבור סוג אירוע כזה, לא רק שנאבד מהאופי שלו והקסם שלו ייאבד אף הוא, אלא גם שיהיה מאוד קשה לנהל אותו בסגנון שאנחנו רוצים. בין אם זה אירוע השקה, אירוע יום הולדת, הרצאה, כנס, או כל דבר אחר.

בחלק הבא של המאמר נסביר איך מבצעים השכרת אולם לאירוע קטן, ולאחר מכן נסביר מה השוני בין השכרת אולם כזה להשכרת אולם גדול ומשמעותו לארגון אירוע שכזה.

איך שוכרים אולם לאירוע קטן?

בשביל לשכור אולם לאירוע קטן, אנחנו צריכים לקחת בחשבון לשם מה אנו מבקשים לערוך אותו וכמה אורחים אמורים להיות מוזמנים אליו. יש הבדל בין אירוע, למשל, שכולל 15-20 אורחים לבין אורחים שכולל 50-70 אורחים. לא רק מבחינת המספר, אלא גם מבחינת הצרכים שלהם כאורחים ושלנו כמארחים.

לכן חשוב לדעת כמה אורחים אמורים להיות באירוע וכן מה הקונספט שלו. האם מדובר בהרצאה, כנס, ישיבה, השקה, מסיבה או כל דבר אחר. זה יכול להשפיע על סגנון האולם אותו נרצה לשכור והאופן בו נרצה להשתמש בו.

מעבר לכך, אנחנו צריכים להתייחס לשאלה, אילו מרכיבים ואלמנטים נצטרך במקום. קרי אילו מערכות חיוניות יכולות לעזור לנו לארגן את האירוע ולערוך אותו בצורה הטובה ביותר כפי שאנחנו מצפים ומעוניינים לארגן אותו.

נקודה נוספת שאנחנו צריכים לקחת בחשבון היא, כששוכרים אולם אירועים קטן וממלאים אותו אנשים אזי שהוא יהיה מלא, בעוד שאם נשכור אולם גדול עם כמות קטנה של אנשים, הוא ייראה ריק. לכן חשוב שהפרופורציות בין מספר האורחים לגודל האולם יהיה נכון.

מה ההבדל בין השכרת אולם קטן להשכרת אולם גדול?

על פניו ההבדלים העיקריים הם בגודל האולם ובתנאים הנדרשים בשביל לארגן את האירוע. כשמדובר על אולם גדול, נדרשים יותר אמצעים וכלים, ומערכות משמעותיות יותר בשביל שיהיה ניתן לארגן את האירוע בצורה טובה. יחד עם זאת, זה לא אומר שלא נידרש להם בעת השכרת אולם קטן, פשוט זה צריך להיות בפרופורציה הנכונה.

למשל, באולם גדול תהיה מערכת קול שאמורה לאפשר לנו להגיע לכל מקום באולם, באולם קטן, זו יכולה להיות מערכת קטנה וסולידית, מאחר ותנאי המקום הם שונים.